Actualmente existe gran variedad de soluciones y sistemas de videoconferencia profesionales en el mercado, que podríamos clasificar en dos tipos: los sistemas de videoconferencia tradicionales, basados en el uso de equipos de sala, y  las soluciones de videoconferencia en la nube, basados en la contratación de servicios gestionados, y que aparecieron en el mercado hace apenas dos años aproximadamente. A día de hoy, fabricantes líderes en el sector de la videoconferencia tradicional están sufriendo serias dificultades para mantener su crecimiento de años anteriores, como es el caso de Polycom, que comentamos en un post anterior y recientemente el caso de Lifesize , que incluso está viendo decrecer sus ventas de videoconferencia los últimos trimestres. En cambio, las soluciones basadas en la nube e Internet siguen creciendo trimestre a trimestre en número de usuarios. El motivo principal del auge de los servicios cloud es que la compra de equipos de sala es opcional, y además ofrecen mucha más flexibilidad y versatilidad al usuario. Aún así, las diferencias entre las diferentes soluciones de videoconferencia en la nube son muchas y antes de contratar el servicio,  el usuario debería analizar bien sus necesidades así como qué ofrecen las diferentes soluciones para asegurar el éxito de su implantación.

A continuación analizaremos los 5 aspectos clave que se deben tener en cuenta antes de contratar un servicio de videoconferencia en la nube, mediante la realización de unas sencillas preguntas:

1.¿Cuánta gente hará uso de la solución de videoconferencia y con qué frecuencia?

Las empresas proveedoras de este tipo de servicio cobran una cuota mensual que puede variar en función del número de usuarios que deban tener acceso al servicio, así como en función del número de personas que pueden coincidir en un mismo momento haciendo uso de la herramienta. Teniendo claro estos dos aspectos, podremos conseguir que la cuota a pagar se ajuste perfectamente a nuestras necesidades.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es, cuántos asistentes van a participar activamente en la reunión, y cuántos simplemente van a ser meros espectadores. Si el número de espectadores es elevado, se puede contratar un servicio que incluya la opción webcast, que consiste en visualizar la reunión a tiempo real, pero sin posibilidad de poder intervenir en la conversación ni compartir información con los demás. Esta opción es muy útil para empresas que realizan formación a distancia o los llamados ‘webinars’, donde hay un presentador con múltiples asistentes. De este modo, no es necesario contratar salas de elevada capacidad para la realización de las videoconferencias. Por otro lado, si no sabemos exactamente cuántos usuarios simultáneos van a ser necesarios, siempre podemos empezar contratando los paquetes básicos e ir ampliando en función del uso.

2.¿Desde dónde vamos a realizar las videoconferencias?

Las videoconferencias pueden realizarse desde una sala de reuniones, la cual requerirá de un equipo de sala, o bien desde  PC’s dotados de webcam. En ambos casos hay ventajas e inconvenientes que a continuación analizamos.

El principal inconveniente de realizar videoconferencias desde salas de reuniones es el coste del equipamiento, ya que en la mayor parte de las ocasiones es necesaria la compra de equipos específicos. Por otro lado, la calidad de la imagen y sonido es alta, y por tanto, la comunicación cara a cara también es mejor. A menudo las salas están dotadas de dos pantallas, de esta manera, en una puedes visualizar las personas y en la otra documentos o aplicaciones a compartir, mejorando así el intercambio de información. Por otro lado, el hecho de sólo poder realizar videoconferencias desde una sala de reuniones resta flexibilidad, ya que requiere que los participantes se desplacen hasta la sala en cuestión.

Respecto a los PC’s dotados de webcam, la desventaja más importante es el reducido tamaño de la pantalla, que afecta  tanto la visualización de participantes como a la de archivos compartidos y en muchas ocasiones, la falta de potencia del ordenador para suministrar señal en alta calidad. Sin embargo, al acceder a la videoconferencia desde tu mismo dispositivo de trabajo, se gana en comodidad e inmediatez, ya que no debes desplazarte a ninguna sala de reuniones,  los documentos a compartir están en el mismo dispositivo desde el que realizas la conexión, y además, la inversión es nula, ya que es tu PC de trabajo. También es posible realizar la videoconferencia desde cualquier lugar si se cuenta con acceso a Internet.

Existe un tercer escenario desde el cual se pueden realizar videoconferencias: los dispositivos móviles,  smartphones y tablets. La demanda de este tipo de servicio aumenta día a día y no todas las soluciones lo permiten, así que es otro factor importante a tener en cuenta a la hora de escoger una empresa proveedora de servicios de videoconferencia.

3.¿Es compatible con mi sistema operativo, y con otros sistemas de videoconferencia?

Otro aspecto de vital importancia es asegurarte que el software a utilizar es compatible no sólo con tu sistema sino también con el de los usuarios externos a los que desearas conectar al servicio como invitados. A menudo sucede que los programas informáticos de videoconferencia son sólo compatibles con Windows, y si algún participante tiene Mac o Linux, no puede hacer uso de él.

Asimismo, debes comprobar con qué otros sistemas de videoconferencia es compatible para poder conectarte con clientes y proveedores que también dispongan de servicios de videoconferencia de otras marcas.

4.¿Qué ancho de banda necesita el servicio? ¿Es seguro el servicio en Internet?

Hace unos años, la videoconferencia tradicional requería de la instalación de enlaces de datos exclusivos para poder garantizar la calidad de la imagen y sonido, ya que la transmisión requería de un ancho de banda fijo durante toda la transmisión, a diferencia de los servicios en la nube, que se adaptan a los diferentes tipos de conexión a Internet. Aún así, debemos preguntar a la empresa proveedora los requisitos mínimos de velocidad tanto de subida como de bajada para los diferentes perfiles de calidad soportados, en especial en los casos donde existan varios participantes, pues no todas las tecnologías ofrecen el mismo nivel de prestaciones al usuario. La mejor manera de asegurarte que el servicio ofrecerá siempre la máxima calidad es mediante la instalación de un router con QoS  con tu proveedor de Internet, de forma que en el caso de enlaces de poca capacidad, siempre asigne prioridad a la voz e imagen frente al resto de aplicaciones, y a su vez adapte la resolución y calidad al ancho de banda disponible. Y con respecto de la seguridad, es importante también analizar diferentes aspectos de cada solución, ya comentados en una entrada anterior, y que toman mayor o menor relevancia en función de las necesidades de cada cliente.

5.¿Es fácil de usar? ¿Quién me puede ayudar?

La aplicación debe ser sencilla y fácil de usar para cualquier tipo de usuario, a la vez que el proveedor del servicio debería de ofrecer soporte y asistencia a los usuarios en el caso de que éstos lo necesitaran. Hemos de tener en cuenta que gran parte de los usuarios no serán expertos en informática, y que a menudo invitaremos a participantes externos que probablemente sea la primera y quizás única vez que usen nuestra herramienta de videoconferencia. Existen muchos servicios que carecen de soporte al cliente, otros que lo ofrecen sólo vía correo electrónico y los más profesionales a través de atención telefónica, incluso para la organización de reuniones con participantes en diferentes países.

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