Cinco falsos mitos sobre la videoconferencia en la empresa

???????????????????????????????????????????????????En los últimos años el sector de la videoconferencia profesional  ha vivido una auténtica revolución y actualmente podemos afirmar que es una herramienta de comunicación esencial y estratégica para todo tipo de empresas y organizaciones. Sin embargo, todavía existen ciertos mitos que si bien hace unos años eran ciertos, a día de hoy han quedado totalmente obsoletos.

 1. “La videoconferencia es una herramienta exclusiva de grandes empresas y multinacionales”

Son muchas las personas que todavía asocian la videoconferencia a grandes empresas multinacionales que utilizan la herramienta para agilizar la comunicación entre países. Es cierto que la videoconferencia es extremadamente útil en estos casos, pero no es necesario ser una gran corporación para disfrutar de los beneficios de la videoconferencia. Actualmente, con la consolidación de la videoconferencia en la nube, pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse, al igual que las grandes empresas, de todos los beneficios que aporta la videoconferencia en la nube, ya que este tipo de servicios tienen un coste muy bajo, son fáciles de usar y pueden utilizarse con clientes, proveedores, o colaboradores externos, ya estén en otro país, o bien al otro lado de la ciudad. Así, ventajas como la reducción de costes en desplazamientos, menores pérdidas de tiempo y el aumento de la productividad, se encuentran ya al alcance de cualquier tipo de empresa y no sólo de las multinacionales.

2. “La videoconferencia es una herramienta cara y requiere de una gran inversión”

Hace unos años, el alto precio de los equipos de videoconferencia conllevaba que sólo las grandes empresas pudieran disponer de la herramienta, ya que eran las únicas que podían realizar la inversión necesaria para adquirir los equipos. Además de la inversión inicial, los equipos de videoconferencia tradicionales requerían de mantenimiento así como de actualizaciones periódicas que también incurrían en costes para la empresa. En consecuencia, el periodo de amortización podía durar años y a menudo la tecnología se quedaba obsoleta antes de que llegara ese momento. Actualmente, los servicios de videoconferencia gestionados en la nube, no requieren de inversión, ni de la compra de equipos ni de personal especializado, sino que su implantación es rápida y sencilla, siendo la empresa proveedora del servicio la encargada de mantener y actualizar la plataforma,  además de apoyar y dar soporte al usuario, facilitando con ello la adopción en la empresa. El pago por uso del servicio permite al cliente adaptar su cuota de gasto al nivel de prestaciones y calidad deseado, pudiendo disfrutar de las máximas prestaciones como son la calidad HD (alta definición) o grabación de las sesiones por una cuota mensual.

3. “La videoconferencia es útil sólo en las salas de reuniones”

La videoconferencia tradicional conecta habitualmente una sala de reuniones (con un equipo de audio y vídeo específico), con otra sala de las mismas características, limitando el uso a terceros participantes debido a las diferentes incompatibilidades de redes y sistemas que existen entre las empresas. Sin embargo, la videoconferencia en la nube amplia la experiencia del usuario ya que deja de estar limitada por un equipo de sala y permite conectar diferentes participantes desde sus ordenadores portátiles, dispositivos móviles o tabletas, en cualquier momento y lugar. De este modo, simplemente con unos auriculares, una webcam y una conexión a Internet cualquier empleado de una compañía puede realizar una videoconferencia con múltiples participantes desde cualquier lugar, en todo momento y sin necesidad de salas de reuniones, favoreciendo así la disponibilidad, movilidad y el BYOD (bring your own device) de los empleados y aumentando radicalmente la utilidad de la videoconferencia.

4. “Un equipo de videoconferencia sólo puede conectarse con otro equipo de la misma marca”

Años atrás, los fabricantes de equipos de videoconferencia utilizaban protocolos de comunicación propietarios, que provocaban incompatibilidades con los sistemas de otras marcas. Sin embargo, como ya explicábamos en un post anterior, ahora la tendencia es la inversa.  Polycom lanzó el año pasado bajo las siglas OVCC la iniciativa “Open Visual Communications Consortium”, con el lema “Any network, any vendor, any device” con el objetivo de establecer estándares que favorezcan la interconexión entre operadores y equipos de diferentes fabricantes.  De este modo, las empresas y usuarios de servicios de videoconferencia, pueden comunicarse de forma fácil, eficaz y económica, sea cual sea su dispositivo, tecnología o red en la que esté conectado. Además de dicha iniciativa, la mayoría de servicios de videoconferencia en la nube ofrecen también la posibilidad de incorporar usuarios externos, invitados, a cualquier sesión de videoconferencia desde sus propios dispositivos e incluso equipos de sala tradicionales.

5. “Las sesiones de videoconferencia deben estar programadas con tiempo”

Con la videoconferencia en la nube, ya no es necesario consultar la disponibilidad de la sala de videoconferencia como pasaba con los equipos tradicionales, ya que las salas virtuales son espacios personales a los cuales se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier PC o dispositivo móvil. Cada usuario gestiona su sala virtual de manera personalizada, y por lo tanto puede disponer de ella siempre que lo desee de manera inmediata, permitiéndole organizar una reunión  en unos pocos minutos, de manera  ágil, rápida y eficiente.  De hecho, en muchas compañías la videoconferencia se está convirtiendo en un sustitutivo del teléfono, ya que los servicios de videoconferencia en la nube permiten también la realización de videollamadas, aportando la misma inmediatez que el teléfono y a la vez los beneficios de la comunicación cara a cara.

Superados estos falsos mitos,  la videoconferencia en la nube se presenta como una herramienta fundamental para todo tipo de empresas para ser más eficientes, productivas y en definitiva, competitivas. Según un estudio de Gartner Research, en 2015 más de 200 millones de trabajadores en todo el mundo realizarán videoconferencias desde sus escritorios con soluciones corporativas, ya sea para participar en reuniones, realizar teletrabajo o bien para asistir a cursos de teleformación. Servicios gestionados de videoconferencia en la nube en alta definición como OIGAA Meeting, especialmente diseñados para el mundo profesional, y que actualmente cuenta con más de 5.000 usuarios, son la mejor respuesta a estos falsos mitos de la videoconferencia.

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